KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESI, KORUNMASI VE İMHA POLİTİKASI

A.           Giriş

İzmir Kalkınma Ajansı (“Ajans”) olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun” veya “KVKK”) uyarınca kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve korunmasına önem veriyoruz. Bu doğrultuda, yürütmekte olduğumuz tüm dijital süreçlerde ve faaliyetlerde kişisel verilerin güvenliğine ve şeffaflığa azami hassasiyet göstermekteyiz. İşbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”), Kurumumuz tarafından işletilen https://ecocycle.tr/ alan adlı tanıtım sayfası kapsamında toplanan kişisel verilerin işlenmesine ilişkin usul ve esasları açıklamak; ilgili kişileri Kanun’un 10. maddesi uyarınca bilgilendirmek ve Kurumumuz tarafından alınan teknik ve idari tedbirleri paylaşmak amacıyla hazırlanmıştır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 07.04.2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Kanun, kişisel verilerin işlenme şartlarını, korunmasına ilişkin yükümlülükleri, veri sahiplerinin haklarını ve uyulmaması halinde uygulanacak idari ve cezai yaptırımları düzenlemektedir.

B.           Politikanın Amacı

İşbu Politika’nın temel amacı, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak, Ajans tarafından işletilen https://ecocycle.tr/ alan adlı tanıtım sayfası kapsamında toplanan kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına ilişkin esasları açıklamaktır.

Politika ile Kurum tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinin hukuka, dürüstlük kurallarına ve şeffaflık ilkesine uygun biçimde yürütülmesi, ilgili kişilerin bilgilendirilmesi ve veri sahiplerinin Kanun’dan doğan haklarının korunması amaçlanmaktadır.

C.           Politikanın Yürürlüğü

İşbu Aydınlatma Metni ve ilgili Çerez Politikası, İzmir Kalkınma Ajansı (“Ajans”) tarafından düzenlenerek yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer. Metin, https://ecocycle.tr alan adlı tanıtım sayfasında yayımlanmakta olup, talep edilmesi halinde kişisel veri sahiplerinin erişimine sunulmaktadır.

Ajans, yürürlükteki mevzuatta meydana gelen değişiklikler veya veri işleme faaliyetlerinde yaşanacak güncellemeler doğrultusunda, bu metinlerde değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Yapılan değişiklikler, güncellenmiş versiyonun aynı sayfa üzerinden yayımlanması ile yürürlüğe girer.

D.          Politikanın Kapsamı ve Kişisel Veri Sahipleri

İşbu Politika, Ajans tarafından işletilen https://ecocycle.tr/ alan adlı tanıtım sayfası üzerinden, otomatik yollarla veya herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilere uygulanır.

Politika, yalnızca Kurumumuz tarafından veri sorumlusu sıfatıyla yürütülen veri işleme faaliyetlerini kapsar ve kişisel verileri işlenen gerçek kişilere yöneliktir. Bu kişisel veri sahipleri, aşağıda belirtilen kategorilerden oluşmaktadır:

 

Veri Sahibi Grubu		Tanım
Ziyaretçi	:	Kurumun işlettiği tanıtım sayfasını ziyaret eden, çerezler veya iletişim formları aracılığıyla sınırlı kişisel verileri paylaşılan tüm gerçek kişilerdir.
İletişim Talebinde Bulunan Kişi	:	Tanıtım sayfası üzerinden Kurumla iletişime geçen; ad, soyad, e-posta gibi bilgileri paylaşarak soru, öneri veya iş birliği talebinde bulunan gerçek kişilerdir.
Kullanıcı Adayı (Firma Yetkilisi)	:	Ecocycle platformuna, firmaları, hizmet sağlayıcı firmaları veya hizmet sağlayıcı uzmanları temsilen kayıt başvurusunda bulunan ve bu kapsamda kişisel verileri işlenen gerçek kişidir. Bu kişi, kayıt sürecinde yetkili olarak işlem yapan temsilci, yönetici veya iletişim yetkilisi olabilir.
Üçüncü Kişi	:	Yukarıdaki gruplara doğrudan girmemekle birlikte, dolaylı olarak verisi işlenebilecek olan diğer gerçek kişilerdir (örn. iletişim talebinde bulunan kişinin referans verdiği bir üçüncü kişi, teknik destek alan kişi vb.)

Veri sahibi kategorileri genel bilgi paylaşımı amacıyla belirtilmiştir. Veri sahibinin, bu kategorilerden herhangi birinin kapsamına girmemesi, Kanun’da belirtildiği şekilde veri sahibi niteliğini ortadan kaldırmamaktadır.

E.           Tanımlar

a)  Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,

b)  Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,

c)   Başkan: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanını,

d)  İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

e)  Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

f)    Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,

g)  Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,

h)  Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,

i)     Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,

j)     Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,

k)  Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.

Veri Sorumlusu bu kapsamda İzmir Kalkınma Ajansı’dır.

Ayrıca;

l)     İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,

m)             Kayıt ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,

n)  Kişisel veri işleme envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri,

o)  Kişisel veri saklama ve imha politikası: Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları politikayı,

p)  Periyodik imha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini, ifade eder.

F.           Kişisel Veri

6698 sayılı KVKK uyarınca “Kişisel Veri”; kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi anlamına gelir. Kişisel veriler KVKK ve diğer kanunlarca öngörülen usul ve esaslara ve KVKK Madde 4’te sıralanan ilkelere uygun olarak işlenir.

Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez. Ancak Ajans KVKK kapsamında aşağıda belirtilen istisnai hallerde ilgili kişinin açık rızası olmaksızın kişisel verilerini işleyebilir;

a)  Kanunlarda açıkça öngörülmesi.

b)  Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.

c)   Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.

d)   Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.

e)  İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.

f)    Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.

g)  İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

G.          Özel Nitelikli Kişisel Veri

“Özel nitelikli kişisel veriler” ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayata ilişkin veriler, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verileri ifade eder.

https://ecocycle.tr/ alan adlı tanıtım sayfası üzerinden, Ajans tarafından özel nitelikli kişisel veri işlenmemektedir.

İlgili kişilerin tanıtım sayfası üzerinden bu nitelikte veri paylaşmaması beklenmekte olup, bu tür verilerin iletilmesi hâlinde söz konusu veriler sistem tarafından işlenmeksizin silinecek ya da anonim hale getirilecektir.

H.          Veri Güvenliği

Ajans, Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek, Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak, amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır. Kurum, KVKK hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar.

İ.             Kişisel Verilerin Toplanması

Ajans, tanıtım sayfasını ziyaret eden veya sayfa üzerindeki formlar aracılığıyla Kurumumuzla iletişime geçen kişilerin kişisel verilerini doğrudan ilgili kişilerin kendisinden ve çerezler, iletişim formları gibi dijital araçlar aracılığıyla toplamaktadır.

Kişisel veriler, 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen şartlar doğrultusunda, aşağıda sayılan yöntemlerle toplanabilir:

·                    Tanıtım sayfası üzerindeki iletişim formlarının doldurulması,

·                    E-posta veya benzeri dijital yollarla Kurumla iletişime geçilmesi,

·                    Ziyaretçi hareketlerinin çerezler yoluyla analiz edilmesi,

·                    Kurumumuzun kamu görev ve yetkilerinin ifası kapsamında başvuru veya iletişim süreçlerinin yürütülmesi.

Toplanan kişisel veriler, bu Politika’da belirtilen amaçlar doğrultusunda, ilgili mevzuat kapsamında Kurumumuzun yasal görevlerinin yerine getirilmesi amacıyla ve/veya açık rızaya dayalı olarak işlenmekte olup, gerektiğinde Kurum tarafından yetkilendirilmiş veri işleyenler nezdinde de işlenebilir.

J.            Ajans Tarafından İşlenen Kişisel ve Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Kurumumuz tarafından işlenen kişisel veriler aşağıda yer alan EK-1 numaralı tabloda ayrıntılı bir şekilde gösterilmektedir.

K.           Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin İlkeler

Ajans tarafından işlenen Kişisel Veriler, Kanunda ve bu Politikada öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenir. Ajans, kişisel verileri aşağıda yer alan ilkeler çerçevesinde işlemektedir.

·                    Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma

·                    Doğru ve gerektiğinde güncel olma

·                    Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme

·                    İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma

·                    İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme

L.           Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Tanıtım sayfası kapsamında toplanan kişisel veriler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen veri işleme şartlarına uygun olarak, aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

·                    Tanıtım sayfası aracılığıyla “Ücretsiz Dene” veya benzeri başvuru formları üzerinden iletilen kullanıcı verilerinin alınması, değerlendirilmesi ve başvuru sürecinin yönetilmesi,

·                    Ajansın faaliyet ve hizmetlerine yönelik olarak kamuoyunun bilgilendirilmesi ve tanıtım süreçlerinin yürütülmesi,

·                    Kurumsal iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi ve ilgili taleplerin yanıtlanması,

·                    Ziyaretçilerin dijital hareketlerinin analiz edilerek kullanıcı deneyiminin iyileştirilmesi,

·                    Dijital altyapının güvenliği ile bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması ve icrası,

·                    Başvuru yapan ilgili kişilere gerektiğinde geri dönüş sağlanması,

·                    İlgili kişi başvurularının kaydedilmesi, arşivlenmesi ve gerektiğinde delil olarak kullanılması,

·                    Ajansın kamu görevi ve kanuni yükümlülüklerinin yerine getirilmesi

M.          Kişisel Verilerin Yurtiçinde Aktarılması

Ajans tarafından tanıtım sayfası üzerinden elde edilen kişisel veriler, yalnızca 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 8. maddesi kapsamında ve kişisel veri işleme amaçlarıyla sınırlı olarak, gerekli güvenlik önlemleri alınmak suretiyle üçüncü kişilere aktarılabilmektedir. KVKK’nın 8. maddesi uyarınca, kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın ancak aynı Kanun’un 5. maddesinin ikinci fıkrası veya yeterli önlemler alınmak kaydıyla 6. maddesinin 3. fıkrasında belirtilen şartlardan birinin bulunması hâlinde aktarılabilmektedir. Buna göre; aşağıda belirtilen hallerde kişisel veri aktarılabilmektedir.

·                    Veri sahibinin açık rızası bulunması,

·                    Veri işlemenin kanunlarda açıkça öngörülmesi,

·                    Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için ilgili verilerin işlenmesinin zorunlu olması,

·                    Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

·                    Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması,

·                    Kişisel verilerin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

·                    Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

§     İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, halinde mümkündür.

N.          Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması

Ajans tarafından işlenen kişisel veriler, işbu Politika’nın yürürlükte olduğu tarihte yurt dışına aktarılmamaktadır.

Bununla birlikte, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 9. maddesi uyarınca kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası bulunmaksızın yurt dışına aktarılamaz. Ancak, Kanun’un 5. maddesinin ikinci fıkrası ile 6. maddesinin üçüncü fıkrasında belirtilen şartlardan birinin varlığı ve kişisel verilerin aktarılacağı ülkede yeterli korumanın bulunması hâlinde, açık rıza aranmaksızın da yurt dışına aktarım mümkündür. Yeterli korumanın bulunup bulunmadığına Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından karar verilir.

Yeterli korumanın bulunmaması hâlinde ise, veri sorumlusu tarafından Türkiye ile ilgili ülke arasında kişisel veri aktarımına ilişkin uygun güvencelerin sağlanması ve Kurul’un izninin alınması şartıyla yurt dışına aktarım yapılabilecektir. Bu uygun güvencelerden bazıları şunlardır:

·                     Taraflar arasında Kurul tarafından ilan edilen standart sözleşmelerin imzalanması,

·                     Kurul tarafından onaylanmış bağlayıcı şirket kurallarının mevcut olması,

·                     Yazılı taahhütname sunulması ve Kurul’dan aktarım izni alınması.

Ayrıca, KVKK’nın 9. maddesinin 6. fıkrası uyarınca, kişisel veriler yalnızca aşağıdaki istisnai hâllerde ve arızi olmak kaydıyla Kurul iznine gerek olmaksızın yurt dışına aktarılabilir:

·                     İlgili kişinin, aktarımın muhtemel riskleri hakkında bilgilendirilerek açık rıza vermesi,

·                     Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması,

·                     Kamu yararının söz konusu olması,

·                     Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,

·                     Hayati bir durum nedeniyle aktarımın zorunlu olması,

·                     Kamuya açık bir sicilden veri alınması ve aktarılması.

Ajansımız, kişisel verilerin yurt dışına aktarımına yönelik bir uygulama gerçekleştirmemektedir. Ancak gelecekte böyle bir aktarım söz konusu olacak olursa, aktarımın hukuka uygun şekilde gerçekleştirilebilmesi adına yukarıda belirtilen yasal düzenlemelere, Kurul kararlarına ve ilgili mevzuatta öngörülen tüm idari ve teknik yükümlülüklere tam uyum sağlanacaktır.

O.          Kişisel Bilgilerin Muhafazası, Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel Veriler KVKK ve 28.10.2017 Tarihinde Resmî Gazete’de yayınlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik usul ve esasları uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Kişisel verilerin silinmesi, kurul kararlarına ve işbu politika kapsamında kişisel veri saklama ve imha politikasına uygun olarak gerçekleştirilir.

Kurum, kişisel verileri işbu politikada belirtilen amaca uygun olarak gerektiği kadar muhafaza eder. KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine Kurum tarafından silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel verilerin veri sorumlusu tarafından resen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesinde ve KVK Kanunu’nun 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde Kurum kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Ajans kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı takdirde, yükümlülüğün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Periyodik imha süresi 6 aydır.

İlgili kişi, Kuruma başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde bu talebi yerine getirilmek üzere hemen değerlendirmeye alınır.

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; Kurum talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Kurum, ilgili kişinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir.

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa Kurum bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde bu politika kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep Kurum tarafından gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

Saklamayı gerektiren işleme amaçları;

·                    Kullanıcı taleplerinin karşılanması ve başvuru süreçlerinin yürütülmesi,

·                    Kurumsal iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,

·                    Tanıtım ve bilgilendirme hizmetlerinin sunulması,

·                    İstatistiksel analizler ve raporlama faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi,

·                    Hizmet sözleşmelerinden veya hukuki yükümlülüklerden doğan işlemlerin ifası,

·                    Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak,

·                    Gelecekte doğabilecek uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılmak üzere ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi.

·                    İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek,

·                    Kurum ile iş ilişkisinde bulunan gerçek/ tüzel kişilerle irtibat sağlamak,

İmhayı gerektiren sebepler;

·                    Kişisel verinin işlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

·                    Kişisel verinin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

·                    Kişisel veriyi işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

·                    İlgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,

·                    Kurumun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

·                    Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili bütün işlemler yetkili kişiler tarafından politika ve prosedürlere uygun olarak yapılır ve kayıt altına alınır.

P.           Kişisel Verilerin İmhası

i            Kişisel Verilerin Silinmesi Teknikleri

Ajans, Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi yöntemlerinden veri türüne ve ortamına en uygun olanını seçmekte serbesttir. Silme işlemi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini ifade eder. Bu kapsamda, Ajans tarafından gerekli her türlü teknik ve idari tedbir alınmakta ve silme işlemleri yalnızca yetkilendirilmiş kişilerce yürütülmektedir.

·         Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Verilerin Silinmesi

Yazılım Yoluyla Güvenli Silme:
Otomatik ya da kısmen otomatik sistemlerde tutulan kişisel veriler, özel yazılımlar aracılığıyla, sistemden geri getirilemeyecek biçimde kalıcı olarak silinir.

Veri tabanı Komutlarıyla Silme (SQL vb.):
Kişisel veriler, veritabanı düzeyinde DELETE veya eşdeğer komutlarla silinmekte, bu işlem gerçekleştirilirken silme işlemini yapan kullanıcının veritabanı yöneticisi olmamasına özen gösterilmektedir.

Bulut ve Taşınabilir Medya Ortamlarında Silme:
Flash disk, harici disk veya bulut tabanlı depolama sistemlerinde tutulan kişisel veriler, bu ortamlara uygun özel yazılımlar kullanılarak şifreli biçimde saklanmakta, sonrasında kalıcı olarak silinmektedir.

Sunucu Sistemlerinde Silme:
Sunucu sistemlerinde tutulan ve saklama süresi sona eren kişisel veriler, sistem yöneticisi tarafından erişim yetkileri kaldırılarak, geri getirilemez şekilde sistemlerden kaldırılmaktadır.

Uzman Tarafından Güvenli Silme:
Gerektiğinde Ajans, kişisel verilerin silinmesi işlemini bu alanda uzmanlaşmış dış hizmet sağlayıcılara devredebilir. Bu durumda silme işlemleri, özel yazılım ve donanımlar kullanılarak, teknik olarak geri getirilemeyecek biçimde gerçekleştirilir.

ii          Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Teknikleri

Kişisel verilerin yok edilmesi, söz konusu verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Bu işlem, ilgili verinin tutulduğu ortamın niteliğine göre farklı tekniklerle gerçekleştirilir. Ajans, kişisel verilerin yok edilmesine ilişkin işlemleri yalnızca yetkili personel aracılığıyla, yürürlükteki veri imha politikalarına uygun şekilde ve teknik/idarî önlemler eşliğinde yerine getirmektedir.

·         Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Otomatik olmayan yollarla işlenen ve fiziksel (basılı) ortamlarda tutulan kişisel veriler, kullanımı veya saklanması gerekli olmaktan çıktığında, geri getirilemeyecek ve yeniden kullanılamayacak şekilde fiziksel olarak yok edilir.

Örnek yöntemler:

Evrak öğütücü cihazlarında parçalama,

Yakma veya eritme,

Geri dönüşüm öncesi veriye erişimi engelleyecek şekilde fiziksel tahrip.

 

·         Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Verilerin Yok Edilmesi

Bu tür ortamlarda saklanan kişisel verilerin yok edilmesi aşağıdaki teknikler vasıtasıyla gerçekleştirilir:

De-manyetizasyon:

Manyetik ortamlar, özel cihazlarla yüksek manyetik alana maruz bırakılarak veriler okunamaz hâle getirilir. (Örn: HDD, manyetik bantlar)

Fiziksel Tahrip:

CD, DVD, disket gibi optik ya da manyetik ortamlar; eritilerek, yakılarak, toz hâline getirilerek ya da metal öğütücülerde parçalanarak kalıcı olarak yok edilir.

Üzerine Yazma (Overwriting):

Veri barındıran medya üzerine özel yazılımlar vasıtasıyla en az 7 kez rastgele “0” ve “1” değerlerinden oluşan yeni veriler yazılarak, mevcut verilerin kurtarılamayacak şekilde silinmesi sağlanır.

Bu yöntem özellikle yeniden yazılabilir diskler ve taşınabilir bellekler için kullanılmaktadır.

iii        Kişisel Verileri Anonim Hale Getirme Teknikleri

Kişisel verilerin anonimleştirilmesi; söz konusu verilerin, başka verilerle eşleştirilse dahi, kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi işlemidir. Anonimleştirme işlemi, kişisel verilerin tanımlanabilirlik niteliğini kalıcı biçimde ortadan kaldırmayı amaçlamakta olup, geri döndürülemez biçimde yapılmalıdır.

Ajans, hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, veri sorumlusu sıfatıyla söz konusu kişisel verileri silme, yok etme veya anonimleştirme yükümlülüğünü yerine getirir. Bu işlemler, Politikanın “Periyodik İmha” bölümünde belirlenen takvim uyarınca gerçekleştirilir.

KVKK madde 28(1) (ç) hükmü uyarınca, anonim hâle getirilmiş veriler resmî istatistik, araştırma, planlama ve istatistiksel analiz gibi amaçlarla işlenebilir ve bu tür veri işleme faaliyetleri Kanun kapsamı dışında değerlendirilir. Bu nedenle, anonim hâle getirilmiş verilere ilişkin olarak veri sahibinin KVKK kapsamında sahip olduğu haklar ileri sürülemez.

Veri Maskeleme (Data Masking):

Kişisel verilerin tanımlayıcı kısımlarının kalıcı şekilde çıkarılması veya yerine anlamsız içerik konulması suretiyle gerçekleştirilir. Örneğin; bir veri kümesindeki ad, soyad, T.C. kimlik numarası, telefon numarası gibi belirleyici verilerin maskeleme yoluyla çıkarılması sağlanır.

Veri Toplulaştırma (Data Aggregation):

Bireysel veriler, gruplandırılarak istatistiksel kümeler haline getirilir ve böylece belirli bir kişiye ait veri ile bağ kurulması imkânsız hale gelir. Örneğin, "2020 doğumlu birey sayısı: 74" ifadesi, kişisel veri içermez.

 

 

Veri Türetme (Data Derivation):

Mevcut kişisel verilerden daha genel içerikli veriler elde edilerek ilgili kişi ile olan bağın zayıflatılması ve belirlenebilirliğin ortadan kaldırılması hedeflenir. Örneğin, “12.02.1990” doğum tarihi yerine “1990 doğumlu” şeklinde genel veri sunulması.

Veri Karma (Data Shuffling):

Veri kümesindeki belirli veri alanlarının satırlar arasında karıştırılması yoluyla, kişisel veri bileşenleri arasındaki bağlantı koparılır. Bu sayede aynı kişiye ait veriler başka kişilerle rastgele eşleşmiş gibi görünür hale getirilir.

Gürültü Ekleme (Noise Injection):

Verilere belli oranlarda rastgele ve kontrollü sapmalar (bozulmalar) eklenerek, bireysel düzeyde analiz yapılabilirliğin ve kişiyle eşleştirmenin imkânsız hale getirilmesi sağlanır. Bu yöntem özellikle büyük veri kümeleri ve istatistiksel analizlerde tercih edilir.

Ajans kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

R.           Veri Sahiplerinin Hakları

Kurum, Kanun’un 10. maddesine uygun olarak, Kişisel Veriler’in elde edilmesi sırasında Kişisel Veri Sahipleri’ni aydınlatmaktadır. KVKK Aydınlatma metnine https://ecocycle.tr/ adresinden ulaşabilirsiniz.

Bu kapsamda varsa, Kurum temsilcisinin kimliği, Kişisel Veriler’in hangi amaçla işleneceği, işlenen Kişisel Veriler’in kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, Kişisel Veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile Kişisel Veri Sahibi’nin sahip olduğu hakları konusunda aydınlatma yapmaktadır. Kurum, Kanun’un 10.maddesi uyarınca size haklarınızı bildirmekte; söz konusu hakların nasıl kullanılacağına dair yol göstermekte ve tüm bunlar için gerekli iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri gerçekleştirmektedir.

Kişisel veri sahipleri KVKK’nın 11. maddesi uyarınca aşağıda belirtilen haklara sahiptir;

a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

e) KVKK 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

S.           Veri Sorumlusuna Başvuru

Kişisel veri sahiplerinin yukarıda sayılan haklarına ilişkin taleplerini aşağıda yer alan başvuru formunu doldurarak, noter ihtarnamesi ya da iadeli taahhütlü posta yoluyla İzmir Kalkınma Ajansına iletmesi gerekmektedir.  Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır. 

Veri sorumlusu olan Ajans başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

T.           Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı

Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; veri sahibi, cevabı öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her halde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunma hakkına sahiptir.

U.          Güncelleme, Uyum ve Değişiklikler

Ajans, Kanun’da yapılan değişiklikler nedeniyle, KVK Kurulu kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda işbu Politika ve bu Politika ’ya bağlı ve ilişkili diğer politikalarda değişiklik yapma hakkını saklı tutar.

İşbu Politika ’da yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar Politika’nın sonunda açıklanır.

Veri Sorumlusu; İzmir Kalkınma Ajansı

Adres: Megapol Çarşı Kule Halkapınar Mahallesi, 1203/11. Sk. No: 5-7, Kat: 1935170 Konak/İzmir

 

 

EK-1: VERİ TABLOSU

VERİ TÜRÜ	VERİ AÇIKLAMASI	VERİ BİLGİLERİ
Kimlik Bilgisi	Gerçek kişiye ait ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı vb. bilgiler	ad-soyad,
İletişim Bilgisi	Gerçek kişiye ait olan ve o kişiyle iletişim kurmak için kullanılan bilgiler	e-mail
Pazarlama Bilgisi	Kullanıcı izni ile toplanan, bilgilendirme ve tanıtım faaliyetlerine dair tercihler.	Ticari elektronik ileti onayı, kampanya izni, ilgi alanları (varsa)
Çerez Verileri	Site içi kullanıcı deneyimini geliştirmek ve istatistiksel ölçümler yapmak amacıyla kullanılan veriler.	Tarayıcı tipi, sayfa gezinme verileri, oturum süresi, kullanıcı tercihleri

 

 

 

EK-2: KVKK BAŞVURU FORMU

İZMİR KALKINMA AJANSI

KİŞİSEL VERİ BAŞVURU FORMU

GENEL AÇIKLAMALAR

A. Başvuru Sahibi iletişim bilgileri:

 

İsim:
Soy isim:
TC Kimlik Numarası:
Telefon Numarası
E-posta
Adres:

 

 

 

B.  Başvuru Sahibi’nin Kurumumuz ile ilişkisi:

Müşteri                  󠄉	İş Ortağı	Ziyaretçi	Diğer:……………. ……………………
Eski Çalışan            󠄉	İş Başvurusu/Özgeçmiş paylaşımı yapan   󠄉 󠄉	Üçüncü kişi firma çalışanı              󠄉
Kurumumuz içerisinde iletişimde olduğunuz birim:
Çalıştığım yıllar (Eski çalışanlar için):
Çalıştığım firma ve pozisyon (Üçüncü kişi firma çalışanları için):
Konu:

 

 

 

 

1.                    Lütfen KVK Kanunu kapsamındaki talebinizi detaylı olarak belirtiniz:

Talep No	Talep Konusu	Kanuni Dayanak	Seçiminiz
1	Kurumunuzun hakkımda kişisel veri işleyip işlemediğini öğrenmek istiyorum	Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Madde 11/1 (a)
2	Eğer Kurumunuz hakkımda Kişisel Veri işliyorsa bu veri işleme faaliyetleri hakkında bilgi talep ediyorum	Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Madde 11/1 (b)
3	Eğer Kurumunuz hakkımda Kişisel Veri işliyorsa bunların işlenme amacını ve bu amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek istiyorum	Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Madde 11/1 (c)
4	Eğer Kişisel Verilerim Yurtiçinde veya Yurtdışında üçüncü kişilere aktarılıyorsa ,bu üçüncü kişileri bilmek istiyorum.	Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Madde 11/1 (ç)
5	Kişisel Verilerimin eksik ya da yanlış işlendiğini düşünüyorum ve bunların düzeltilmesini istiyorum	Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Madde 11/1 (d)
6	Kişisel Verilerimin kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalktığını düşünüyorum ve bu çerçevede kişisel verilerimin silinmesini  veya  yok  edilmesini talep ediyorum	Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Madde 11/1 (e)
7	Eksik veya yanlış işlendiğini düşündüğüm Kişisel Verilerimin aktarıldığı üçüncü kişiler nezdinde de düzeltilmesini istiyorum.	Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Madde 11/1 (f)
8	Kişisel Verilerimin kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalktığını düşünüyorum ve bu çerçevede kişisel verilerimin üçüncü kişiler nezdinde de silinmesinin veya  yok  edilmesinin bildirilmesini  talep  ediyorum	Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Madde 11/1 (f)
9	Kurumunuz tarafından işlenen Kişisel Verilerimin münhasıran Otomatik Sistemler vasıtasıyla analiz edildiğini ve bu analiz neticesinde Şahsım aleyhine bir sonuç doğduğunu düşünüyorum. Bu sonuca itiraz ediyorum.	Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Madde 11/1 (g)
10	Kişisel Verilerimin Kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğradım. Bu zararın tazminini talep ediyorum.	Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Madde 11/1 (h)
11	Diğer Belirtiniz:

 

Lütfen başvurunuza vereceğimiz yanıtın tarafınıza bildirilme yöntemini seçiniz:

 

Adresime gönderilmesini istiyorum.
E-posta adresime gönderilmesini istiyorum.
Elden teslim almak istiyorum.

 

 Not: (E-posta yöntemini seçmeniz halinde size daha hızlı yanıt verebileceğiz.) 

(Vekâleten teslim alınması durumunda noter tasdikli vekâletname veya yetki belgesi olması gerekmektedir.)

 

İşbu başvuru formu, Kurumumuz ile olan ilişkinizi tespit ederek, varsa, Kurumumuz tarafından işlenen kişisel verilerinizi eksiksiz olarak belirleyerek, ilgili başvurunuza doğru ve kanuni süresinde cevap verilebilmesi için tanzim edilmiştir. Hukuka aykırı ve haksız bir şekilde veri paylaşımından kaynaklanabilecek hukuki risklerin bertaraf edilmesi ve özellikle kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanması amacıyla, kimlik ve yetki tespiti için Kurumumuz ek evrak ve malumat (Nüfus cüzdanı veya sürücü belgesi sureti vb.) talep etme hakkını saklı tutar. Form kapsamında iletmekte olduğunuz taleplerinize ilişkin bilgilerin doğru ve güncel olmaması ya da yetkisiz bir başvuru yapılması halinde Kurumumuz, söz konusu yanlış bilgi ya da yetkisiz başvuru kaynaklı taleplerden dolayı mesuliyet kabul etmemektedir. 

Yukarıda belirttiğim talepler doğrultusunda, Kurumumuza yapmış olduğum başvurumun Kanun’un 13üncü maddesi uyarınca değerlendirilerek tarafıma bilgi verilmesini rica ederim. 

İşbu başvuruda tarafınıza sağlamış olduğum belge ve bilgilerimin doğru ve güncel olduğu, şahsıma ait olduğunu beyan ve taahhüt ederim. 

İşbu başvuru formunda sağlamış olduğum bilgi ve belgelerin 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunun 13üncü maddesi uyarınca yapmış olduğum başvurunun değerlendirilmesi, cevaplandırılması, başvurumun tarafıma ulaştırılması, kimliğimin ve adresimin tespiti amaçlarıyla sınırlı olarak Kurumunuz tarafından işlenmesine izin veriyorum.

 

Başvuru Sahibi (Kişisel Veri Sahibi) Adı Soyadı: 

Başvuru Tarihi:

İmza: